Funkas Torbjørn Helland Solhaug rapporterer fra en konferanse med fokus på vanskelig språk som altfor få forstår. Språk handler om tilgjengelighet. Informasjon er ikke tilgjengelig med mindre språket som formidler informasjonen er klart og tydelig. Dette er fokuset for klarspråksatsingen i Norge.

Klarspråkskonferensen i Oslo er et stort arrangement med flere enn 300 deltagere. Den er en del av satsingen "Klart språk i staten", og viser at interessen for å forbedre språket i staten er stort. Men man kan spørre seg hvorfor det kreves en satsing. Hvorfor er det ikke tilstrekkelig insentiv med alle de positive effektene av å bruke klarspråk? Undersøkelser gjort i prosjektet "Klart språk i staten" viser at den viktigste årsaken til at virksomheter begynner med klarspråkarbeid, er den økonomiske støtten de får for å gjøre det. Det er altså ikke nok med den positive økonomiske effekten av klarspråk, blant annet raskere saksbehandling og mindre manuell oppfølging av brukere som nå forstår innholdet i tidligere uforståelige brev.

Gi medborgerne en sjanse til å forstå

Kommunikasjonsdirektør Hege Turnes i NAV fortalte at dårlige formuleringer kan være så ekstreme at de ikke engang makter å kommunisere riktig på rene ja/nei-spørsmål. Har barnet mitt fått barnehageplass? Har jeg fått godkjent uføretrygd? Har jeg fått godkjent byggetillatelsen? Resultatet blir at mottakerne må ta manuell kontakt gjennom telefon eller oppmøte. Dette koster mye mer enn å forbedre teksten slik at den blir forståelig.

Bedre språk gjør at flere makter å fylle inn skjemaer på egen hånd, og unngår feil når de gjør det. Flere korrekte skjemaer fører til færre avviste søknader og kortere saksbehandling. Regler som er mer forståelige gjør at de blir enklere å forvalte, og fører til færre spørsmål og mindre saksbehandling. Et eksempel er avstand til vei ved oppføring av bygninger. Én regel refererer til avstand fra kanten av veien, en annen til avstand fra midten av veien. På forespørsel om hvilken regel som hadde prioritet, eller om begge gjaldt samtidig, kunne ikke Plan- og Bygningsetaten engang gi et svar. Hadde det ikke vært greit om de som skal forvalte reglene faktisk forstår dem selv?

Per i dag har NAV intet mindre en 40 systemer som genererer brev til blant andre foreldre, uføretrygdede og arbeidsledige. Disse systemene prater ikke nødvendigvis så godt sammen, samtidig som medarbeiderne har omtrent 2000 ulike brevmaler å forholde seg til. Derfor er det en voldsom oppgave bare å få oversikt over hva som ligger hvor. Ønskedrømmen deres er ett system, gjerne med færre maler. Dette vil gjøre det lettere både å gjøre forbedringer, men også rent vedlikehold vil være enklere. Hva er da smartest, bygge sammen eller bygge nytt? Oslo Universitetssykehus kan være et eksempel. De har brukt anslagsvis 65 millioner på å få de tidligere separate sykehusenes systemer til å prate sammen, uten å lykkes. Kanskje hadde det vært bedre å begynne på nytt?

Et gammelt spørsmål

Konseptet klarspråk er ikke nytt. Dr. Neil James fra Plain English Foundation fortalte om hvordan det juridiske miljøet i Australia gikk i front, og fikk etablert "Plain English and simpler forms program" i 1983. Forbedring av språket i domprosesser førte til innsparinger på $400 000 i 1984. Hele 26 stillinger kunne omfordeles, og advokatene kunne gjøre jobben på halvparten av tiden eller mindre. Men denne endringen hadde antagelig ikke kommet med mindre initiativet til det juridiske miljøet hadde blitt formalisert gjennom et offentlig program.

Det handler altså primært om motivasjon og organisering. Den enkelte utøver må ha motivasjon til å gjøre forbedringer, og det må være en organisasjon på plass for å ta i mot og gjennomføre forbedringene.

Gulrot eller pisk?

Motivasjonen kommer åpenbart ikke av seg selv. Med et offentlig prosjekt følger det informasjon, seminarer og gjerne også mulighet for kursing, som skaper bevissthet rundt temaet. Men det er ikke nok, og hva med når prosjektet er slutt? Behovet for å forenkle det offentlige språket er tilsynelatende uendelig – "Evighetens perspektiv" som Hege Turnes snakket om. Undersøkelsen til "Klart språk i staten" viser at konkrete og nærliggende eksempler er veldig viktig for motivasjonen, og her har vi vel antagelig svaret på hvorfor det er viktig med en overordnet satsing. Det kreves målrettet arbeid for å få de første virksomhetene i gang med klarspråksarbeid. Deretter gjelder det å fortsette å spre budskapet inntil det er tilstrekkelig mange gode eksempler til at de som ikke er gode på klarspråk virkelig skjønner at de har havnet i bakleksa.

Organisering handler dels om å ha et sentralt program som gir informasjon, kunnskap og kompetanse, og dels at virksomhetene selv arbeider strukturert med klarspråk. Det handler om å avsette ressurser, kartlegge behovet og innse at man blir "klar, men aldri ferdig", fordi det alltid vil komme nye standardtekster, og fordi det vil alltid være behov for fritt forfattet tekst.

Torbjørn Helland Solhaug, Funka